Questo articolo ti aiuterà ad impostare i messaggi automatici e i promemoria, e assicurati che i tuoi clienti non mancheranno mai un appuntamento o un pagamento!
Puoi scegliere di inviare promemoria automatici via email, messaggi di testo (SMS), o entrambi.
Ci sono quattro tipi di messaggi automatici che puoi personalizzare e scegliere:
- Conferme prenotazioni & promemoria
- Promemoria Pagamenti
- Risposta automatica ai messaggi
- Risposta automatica ai documenti ricevuti
Puoi gestire tutti i messaggi automatici ai clienti da Impostazioni > Messaggi Automatici ai Clienti:
Messaggi prenotazioni e promemoria
Dalla Scheda Prenotazioni (vedi sopra), invia le conferme prenotazioni, promemoria e follow-up automatici dopo l’appuntamento via sms o email.
- Risposta automatica richiesta prenotazione: Quando un appuntamento è prenotato, il tuo cliente riceverà una email.
Se vuoi anche inviare un SMS, contrassegna la casella sotto Conferma Prenotazione.
Usa questo riquadro di testo per personalizzare il tuo messaggio di conferma e informazioni.
- Promemoria prenotazioni: Puoi inviare fino a due promemoria per appuntamento.
Decidi quando il tuo cliente riceverà il promemoria per un appuntamento, per esempio, trenta minuti prima dell’appuntamento, usando una lista con elenco a discesa.
Clicca Invia un messaggio di testo per inviare un promemoria in una email addizionale.
- Follow-up dopo l’appuntamento: il messaggio di follow-up sarà inviato al tuo cliente dopo che un appuntamento è completato.
Scegli le tue opzioni di Follow-up:
1. Follow-up automatico: Il messaggio sarà inviato al tuo cliente automaticamente all’ora da te scelta dopo l’appuntamento.
2. Follow-up manuale: Un promemoria di follow-up sarà inviato dopo che è terminato l’appuntamento.
Puoi decidere quale azione di follow-up vuoi intraprendere da qui, per esempio, invitare il tuo cliente a fissare un appuntamento di follow-up.
3. No follow-up: Scegli questa opzione per disabilitare i messaggi di follow-up.
Dopo aver effettuato la tua selezione, continua a scrivere il tuo messaggio di follow-up nella casella di testo.
Messaggi di pagamento e promemoria
Nella scheda Pagamenti (sotto), puoi creare dei promemoria per fatture e preventivi.
I promemoria di pagamenti aiuta i tuoi clienti a rimanere al corrente delle transazioni con la tua azienda, e ricordargli i pagamenti in sospeso, così hai meno cose da ricordare e preoccuparti!
- Notifica SMS Nuova fattura: Il tuo cliente riceverà una email quando emetterai una fattura.
Clicca sulla casella per inviare anche una notifica SMS.
- Promemoria di fatture in sospeso: Ricorda gentilmente ai tuoi clienti che hanno un pagamento in sospeso con un messaggio di promemoria.
Puoi scegliere da tre tipi di promemoria:
1. Promemoria automatico cliente: Il promemoria verrà inviato al tuo cliente automaticamente dopo un certo periodo di tempo dopo che la fattura è stata contrassegnata come in sospeso.
2. Promemoria automatico per te: Il promemoria ti sarà inviato così potrai controllare i tuoi follow-up.
3. Nessun promemoria: Scegli questa opzione per disabilitare i promemoria per le fatture.
- Notifica SMS nuova fattura: Il tuo cliente riceverà una email quando emetterai una fattura.
Clicca sulla casella per inviare anche una notifica SMS.
- Promemoria prima della scadenza della fattura: Ricorda gentilmente ai tuoi clienti che hanno un preventivo in sospeso prima che scade.
Puoi scegliere da tre tipi di promemoria:
1. Promemoria automatico cliente: Il promemoria verrà inviato al tuo cliente automaticamente dopo un certo periodo di tempo prima che il preventivo scada.
2. Promemoria automatico per te: Il promemoria ti sarà inviato e tu potrai decidere come fare il follow-up con il cliente.
3. Nessun promemoria: Scegli questa opzione per disabilitare le notifiche per i nuovi preventivi.
Messaggi automatici di risposta e documenti
Quando un cliente invia alla tua azienda un messaggio, carica un documento o riempe un modulo di contatto, riceveranno una risposta automatica dalla tua azienda.
Le risposte automatiche ti aiutano a mantenere la comunicazione puntuale, organizzata, e con meno lavoro amministrativo per te!
Naviga alla scheda Messaggi e Documenti.
Nel riquadro di testo, entra un messaggio personalizzato e aggiungi un tocco personale al tuo messaggio di risposta automatico, e sei pronto!
Una volta che hai scelto le tue preferenze dei Messaggi Automatici ai Clienti, clicca Salva in cima per salvare le tue modifiche.