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  1. Guida Prodotto
  2. Prenotazione
  3. Calendario

Usare il tuo Calendario: Fissare Appuntamenti, Eventi, Periodi di Disponibilità e Prenotazioni

In questo articolo imparerai a fissare appuntamenti 1 a 1 e eventi di gruppo direttamente dal tuo Calendario.

Una volta che hai creato il tuo appuntamento o evento, impara come puoi ottimizzare la tua azienda inviando link e campagne per condividere e promuovere i tuoi appuntamenti ed eventi. 

Per una completa esperienza del calendario, imparerai anche come a bloccare i periodi disponibili nel tuo calendario (per esempio contrassegnarli come occupati). Questa facile funzionalità ti permette di bloccare velocemente delle fasce orarie durante le quali non puoi accettare prenotazioni dai clienti.

Suggerimento: Sincronizza il calendario del tuo account con i tuoi calendari esistenti per una accurata e completa visualizzazione del calendario. Per ulteriori dettagli, visita l’articolo Impostare Il Tuo Calendario e Disponibilità.

Descrizione di appuntamenti e eventi di gruppo

Appuntamenti 1 a 1 sono gli incontri fra te e un cliente.

Eventi di Gruppo sono gli eventi diretti da te con clienti multipli, come una classe, un workshop, o un seminario online.

Puoi gestire la partecipazione dei clienti sia per gli appuntamenti 1 a 1, che per gli eventi di gruppo. Ecco come:

  • Per gli appuntamenti 1 a 1, puoi decidere se richiedere la conferma al cliente (spuntando Richiedi conferma cliente), o finalizzare gli appuntamenti tu stesso al momento.

  • Per gli eventi di gruppo, puoi registrare i clienti da solo, o invitare i clienti a registrarsi tramite il tuo scheduler online o inviando un link diretto.  

Puoi aggiungere un nuovo appuntamento o evento al tuo calendario in due modi:

1. Dal tuo Menu Servizi: Crea un appuntamento/ evento per uno dei tuoi servizi esistenti.

  • Questo popolerà automaticamente i dettagli dei tuoi appuntamenti con tutti i dettagli che hai impostato per quel servizio, come la durata, località, prezzo, membro dello staff, etc.  

Nota: Puoi sempre andare alle tue Mie Impostazioni Servizi per modificare questi dettagli, o per creare un nuovo servizio che vuoi che venga prenotato. 

2. Crea un appuntamento / evento Personalizzato: Crea un  appuntamento / evento personalizzato al momento senza ricorrere al menu dei servizi.

  • Questo ti permetterà di dare un nome personalizzato al tuo appuntamento / evento, e fornire tutti i dettagli da zero.  

Importante: Per permettere ai tuoi clienti di gestire il loro appuntamenti online, o registrarsi ad un evento online, assicurati che la pianificazione online sia abilitata per il servizio rilevante sotto Impostazioni > I Miei Servizi. 

Fissare un appuntamento con un cliente

Per creare un nuovo appuntamento 1 a 1  dal tuo calendario, e inviare una conferma od un invito al tuo cliente, segui le seguenti istruzioni:

Fase 1: dal tuo Calendario, clicca Pianifica Ora e seleziona Appuntamento. Oppure, una specifica fascia oraria, clicca sul pulsante destro e seleziona Appuntamento.

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Fase 2: seleziona il cliente rilevante dalla lista che si apre.

Nota: puoi anche aggiungere un nuovo cliente da qui. Clicca semplicemente sull'icona + nuovo cliente.

Fase 3: in cima al dialogo Nuovo Appuntamento, seleziona un  servizio  dal tuo menu servizi, o crea un appuntamento personalizzato.

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Per saperne di più: per saperne di più sulle differenze fra i servizi specifici e gli appuntamenti personalizzati, vedi la sezione qui sopra descrizione appuntamenti e eventi di gruppo.

Fase 4: secondo che tu scegli da servizi o personalizzati nella Fase 3, modifica o entra i dettagli del tuo appuntamento, come la località, staff, prezzo, etc.

Importante: se hai membri dello staff multipli, assicurati che hai selezionato il membro dello staff corretto per questo appuntamento.

Fase 5: personalizza queste ulteriori impostazioni per gli appuntamenti per una esperienza personalizzata e avanzata:

  • Ricorrenze: se vuoi pianificare una serie di appuntamenti con il cliente, spunta la casella Ricorrenze.

    Nell'esempio qui sotto, un totale di quattro appuntamenti sono fissati, e hanno luogo ogni due settimane:
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  • Messaggio al cliente: usa questa area se vuoi scrivere una nota personale al cliente che incontri.
  • Richiedi conferma dal cliente: spunta questa casella se hai bisogno della conferma del tuo cliente per finalizzare l’appuntamento.
  • Dettagli e Notifiche: queste impostazioni includono gli email e promemoria prenotazioni SMS e follow-up dopo gli appuntamenti che i tuoi clienti riceveranno per questo appuntamento.

Per modificare le impostazioni per questo specifico appuntamento, clicca Modifica.

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Nota: se vuoi modificare uno qualsiasi di questi dettagli dei servizi e impostazioni delle notifiche per tutti gli appuntamenti di questo tipo, e non solo per uno specifico appuntamento, modifica le impostazioni per quel servizio dalla tua pagina Impostazioni > I Miei Servizi.

Fase 5: in fondo al dialogo di Nuovo Appuntamenti, clicca Invia.

Ecco quello che succede quando clicchi su Invia:

1. L’appuntamento è salvato nel tuo calendario.

2. Tu e il tuo cliente ricevete entrambi una conferma della prenotazione, con tutti i dettagli della prenotazione.

Nota: se hai selezionato richiedi conferma dal cliente, il tuo cliente riceverà un link per accettare o declinare l’appuntamento, con tutti i dettagli dell’appuntamento, invece di una conferma della prenotazione.
Nota: puoi prendere una varietà di azioni con il tuo cliente per ogni  pagina di Appuntamenti. Semplicemente clicca su qualsiasi appuntamento direttamente dal tuo calendario per aprirlo. Dalla pagina Appuntamenti puoi modificare o cancellare l’appuntamento, riprogrammare, creare una fattura, addebitare un pagamento, e altro ancora. Puoi sempre gestire i tuoi appuntamenti dalla Scheda Cliente.

Pianificare un evento di gruppo

Per creare un nuovo evento di gruppo dal tuo calendario, e aprirlo a registrazioni online o alla possibilità che il cliente si registri da solo, segui le seguenti istruzioni:

Fase 1: dal tuo Calendario, clicca Nuova Pianificazione e seleziona un Evento di Gruppo. Oppure, da una specifica fascia oraria, fai click con il pulsante destro e seleziona Evento.

Fase 2: in cima al dialogo Nuovo Evento, seleziona un servizio dal tuo menu servizi, o crea un evento personalizzato.

Per saperne di più: per saperne di più su uno servizio specifico versus eventi personalizzati, consulta appuntamenti e descrizione eventi di gruppo.
Importante: eventi personalizzati non saranno mostrati nel tuo scheduler online.

Fase 3: a seconda che scegli da un servizio o evento personalizzato in Fase 2, modifica o riempi i dettagli del tuo evento, come luogo, durata, staff, prezzo, etc.

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Importante: se hai multipli membri dello staff, assicurati di selezionare il corretto membro dello staff per questo evento.  

Fase 4: personalizza queste ulteriori impostazioni degli appuntamenti per un'esperienza personalizzata e superiore:

  • Ripetizioni: se vuoi fissare una serie di eventi, spunta la casella Ripetizioni.
    Nell’esempio sottostante, sono programmati eventi per 10 settimane.
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    Nota: quando invii ai clienti un invito a ripetere un evento, sono automaticamente iscritti in ogni sessione dell’evento. Tuttavia quando i clienti si registrano da soli ad un evento, devono iscriversi ad ogni sessione dell’evento separatamente.
  • Eventi a solo invito: spunta questo, se non vuoi che questo evento sia disponibile a tutti tramite il tuo online scheduler. Se selezioni a solo invito, solo i clienti che riceveranno un link diretto da te potranno registrarsi per quell’evento.
  • Notifiche: queste impostazioni includono email e promemoria evento SMS e follow-up che i tuoi clienti riceveranno per questo evento.

    Per modificare le impostazioni per questo specifico evento, clicca     Modifica.
Nota: se desideri cambiare uno qualsiasi dei dettagli dei servizi per tutti gli eventi di questo tipo, e non solo per questo evento specifico, modifica le impostazioni per quel servizio dalla tua pagina Impostazioni > I Miei Servizi.  

Fase 5:  alla fine del dialogo Nuovo Evento, clicca Crea.

Ecco che cosa succede una volta che clicchi Crea:

1. Il tuo evento è salvato nel tuo calendario, riceverai una email di conferma.

2. Se ha abilitato le prenotazioni online, i clienti adesso possono registrarsi per un evento online.

Nota: il tuo evento non sarà mostrato nel tuo online scheduler se hai selezionato a solo invito o hai creato un evento personalizzato.

3. Puoi iniziare a registrare i clienti per l’evento tu stesso.

4. Puoi inviare un link diretto al cliente per registrarsi all’evento.

Ulteriori informazioni nella sezione sottostante: Promuovere prenotazioni. 

Nota: modifica facilmente, rimanda, o cancella il tuo evento dalla sua Pagina Evento. Semplicemente clicca su evento direttamente dal tuo calendario per aprirlo.

Bloccare i periodi di disponibilità

Puoi contrassegnare qualsiasi ora come Non Disponibile, anche all’interno del tuo orario di lavoro.
  
Potresti aver bisogno di  farlo quando sei fuori, nel caso succede qualcosa, se sei in vacanza, o solamente per essere sicuro che nessuno prenoti appuntamenti con te.

Clicca semplicemente ovunque nel tuo calendario, o direttamente dalla tua fascia oraria non disponibile e clicca Contrassegna come Non Disponibile.

Questo ti assicurerà che non sarai disponibile per appuntamenti in quel periodo.

Suggerimento: se la tua disponibilità cambia per un lungo periodo, come un giorno o una settimana, usa funzionalità Modifica data disponibilità per il tuo calendario per aggiustare la tua disponibilità per quel periodo per mantenere una esperienza di prenotazioni ottimizzata. Per ulteriori informazioni, consulta, l’articolo Imposta Il Tuo Calendario e Disponibilità.
Per saperne di più: per sapere di più sulle impostazioni del calendario, consulta, l’articolo Imposta Il Tuo Calendario e Disponibilità. Per saperne di più sui tipi di servizi che puoi offrire, sia appuntamenti che eventi di gruppo, consulta l’articolo Aggiungi e Definisci i Servizi.

Promuovere le prenotazioni con link diretti e messaggi promozionali

Puoi promuovere le prenotazioni in due modi:

  • Puoi inviare link diretti ai tuoi clienti tramite email
  • Puoi inviare ai tuoi clienti una email/ messaggio promozionale SMS disegnato professionalmente.

    Nota: Questa opzione è solo disponibile per gli Eventi di Gruppo, e non per gli appuntamenti.

1. Promuovere le prenotazioni con link diretti

Sia che tu abbia creato un nuovo servizio che vuoi promuovere, o solamente vuoi promuovere le prenotazioni per i servizi esistenti o per una specifica fascia oraria, inviare una email con un link diretto di prenotazione ai clienti è un modo eccellente per farlo.

Dato che puoi inviare i tuoi link di prenotazione a quanti clienti vuoi, incluse intere liste di clienti (usando Tag), il link è un modo eccellente di far girare le notizie e incrementare le prenotazioni velocemente.

Puoi inviare link diretti di prenotazione sia per appuntamenti che per eventi.

Per inviare link diretti di prenotazione a un qualsiasi dei tuoi servizi per far prenotare ai clienti un appuntamento o registrarsi ad un evento, semplicemente vai a Calendario > Pianifica Ora e seleziona e seleziona Invita a pianificare.

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Nota: per tua convenienza, puoi sia selezionare un servizio/o pre-assegnare ad un membro dello staff per questo invito alla prenotazione. Oppure, puoi permettere ai clienti di scegliere dei servizi, e/o lista di staff disponibile.
Nota: puoi facilmente inviare un link diretto di prenotazione selezionando Invita un cliente a pianificare direttamente dal tuo menu Azioni Veloci.
Per saperne di più: per imparare come generare una lista clienti tramite Tag  per i riceventi dei  tuoi link di prenotazione e altri sforzi di marketing, consulta l’articolo Targetizzare i Destinatari del Marketing.
Suggerimento: dopo un incontro con un tuo cliente, puoi usare Le azioni di follow-up per invitare un tuo cliente a prenotare un nuovo appuntamento di follow-up. Usa l’icona  nella pagina Appuntamenti per aprire il menu delle azioni di Follow-up.  

2. Promuovere eventi di gruppo

Una volta che hai creato un nuovo evento di gruppo, puoi sia registrare  tu stesso i clienti, o inviare ai tuoi clienti  un link diretto di invito permettendogli di registrarsi da soli.

Le opzioni di registrazione e link di invito sono facilmente disponibili dalla tua Pagina Evento. La Pagina evento si apre automaticamente dopo che tu hai creato un evento, ogni volta che clicchi su un evento dal tuo Calendario.

Per promuovere un evento a più clienti od a una lista di clienti usando un messaggio promozionale tramite Email o SMS, segui queste semplici istruzioni:

Fase 1:  clicca su Promuovi questo evento dalla tua Pagine Evento.

Fase 2: segui il dialogo Nuovo Messaggio Promozionale.

Fase 3: vedrai il tuo modulo del messaggio promozionale dell’evento in modalità di modifica. Da qui, puoi modificare il testo, aggiungi un'immagine persuasiva, modificare il colore del testo, ec.

Fase 4: clicca Fatto per salvare le tue modifiche.

Nota: questo ti porta alla tua pagina  Marketing > Messaggi Promozionali. I tuoi messaggi promozionali sono adesso salvati e puoi tornarci quando vuoi.

Fase 5: per inviare un nuovo messaggio promozionale ai clienti o programmare una consegna per un altro momento, clicca Invia e scegli il tuo metodo di consegna: Email / SMS.

Fase 6: seleziona il tuoi destinatari per tag, o seleziona clienti individuali al momento.

Per saperne di più: per imparare su come generare liste clienti da tag per focalizzare i tuoi sforzi marketing, consulta l’articolo Targetizzare i Destinatari del Marketing. Per saperne di più sul modificare e inviare messaggi promozionali in generale, consulta l’articolo, Crea e Invia Messaggi Promozionali.

 

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