In questo articolo imparerai le differenti funzionalità della tua Posta in arrivo, come usarla per una migliore gestione della attività del tuo cliente e della comunicazione con il cliente.

La Posta in arrivo del tuo account sembra come qualsiasi altra casella di Posta in arrivo che conosci, ma include delle funzionalità speciali per la tracciabilità e le attività di follow-up con i clienti! 

Funzionalità della Posta in arrivo

La tua Posta in arrivo va oltre il regolare scambio di messaggi. Ti aiuta ad automatizzare e tracciare le tue attività chiave aziendali! 

Ecco come: 

• La tua Posta in arrivo include tutti i tuoi scambi aziendali, non solo i messaggi.
  
  
  Per esempio: Una richiesta di prenotazione, una conferma della prenotazione, una condivisione di un documento con te da parte di un cliente, e così via.
  
• La tua posta in arrivo include non solo gli scambi con i clienti esistenti, ma anche con i clienti potenziali! 
  
  
  Per esempio: Un cliente potenziale contatta la tua azienda via sito o pagina account aziendale. Vedi la loro richiesta e info sul contatto della tua Posta in arrivo. Adesso puoi rispondergli e ottenere un nuovo contratto.  

Usare le cartelle della tua Posta in arrivo

Le cartelle della tua Posta in arrivo contengono tutti gli scambi aziendali  per gestire le tue attività giornaliere con i clienti e potenziali clienti (vedi sopra).

Oltre la tua Posta in arrivo, ci sone tre importanti cartelle  che ti aiuteranno a gestire la tua Posta in arrivo.

1. Richiede la tua attenzione: Questa cartella conterrà automaticamente qualsiasi scambio e richiesta a cui non hai ancora risposto e quindi, è extra importante per le capacità di gestione del tuo cliente.

2. Follow Up: Questa cartella contiene tutto quello che contrassegni come Promemoria (vedi Creare promemoria di  follow-up qui sotto).

Ti sarà inviato automaticamente un promemoria di follow-up in base alle tue impostazioni del promemoria, così cose importanti non vengono dimenticate nella tua posta in arrivo.

3. Fonti: In questa cartella puoi vedere come i clienti e i potenziali clienti ti hanno contattato , così puoi ottenere informazioni importanti per la tua azienda.

Gestione degli elementi nella posta in arrivo: promemoria di e assegnazione elementi allo staff

La tua Posta in arrivo ha un menu di controllo in cima che ti aiuta ad organizzare la tua posta in arrivo e le conversazioni.

Ecco due utili azioni che hai per automatizzare ed organizzare la comunicazione con i tuoi clienti e organizzare le attività dalla tua Posta in arrivo:

1. Creare un promemoria di follow-up

Se non puoi rispondere a una conversazione con un cliente od a una richiesta immediata, ma vuoi essere sicuro di non dimenticarlo, puoi creare un promemoria di follow-up per te stesso per rispondere in un altro momento.

Ecco come creare un promemoria di follow-up per un elemento nella tua posta in arrivo:

Fase 1: Clicca sull’elemento su che vuoi selezionare per il follow up nella posta in arrivo, e dal menu di controllo (mostrato qui sotto), clicca  Promemoria in…
Fase 2: Scegli quando vuoi ricevere il tuo promemoria e clicca Salva.

Il tuo promemoria è impostato, e il messaggio stesso è automaticamente spostato nella tua cartella Follow Up.

2. Assegna un elemento della posta in arrivo ad un membro dello staff

Organizza ulteriormente la tua posta in arrivo e l’attività del cliente con il pulsante  Assegna allo staff.
Ecco come:

Fase 1: Clicca sull’elemento nella posta in arrivo che vuoi selezionare per il follow up, e dal menu di controllo (vedi sopra)  clicca Assegna.
Fase 2: Scegli il membro dello staff a cui vuoi che sia inoltrato, e clicca Invia.

L’elemento sarà inviato per essere evaso dal tuo staff e sarà rimosso dalla tua posta in arrivo.

Comunicare con i clienti dalla tua Posta in arrivo

Quando clicchi su un elemento nella tua posta in arrivo, si apre una pagina Conversazione: una completa visualizzazione di quel cliente e delle loro interazioni con l’azienda.  

Puoi gestire molto della attività del tuo cliente direttamente e convenientemente da questa pagina Conversazione.

Fai uno qualsiasi dei seguenti:  

• Clicca su uno degli elementi relativi a specifiche attività come pagamenti o prenotazioni, e sarai indirizzato a prendere azioni rilevanti. 
• Usa la barra messaggio sotto il thread per messaggiare direttamente con il cliente, o per prendere una larga gamma di azioni cliccando sulla icona  come puoi vedere qui: