In questo articolo impareremo come emettere fatture e preventivi facili da usare e professionali, assicurandoti più contratti, e pagamenti più veloci.
Puoi impostare le impostazioni predefinite per tutte le tue fatture e preventivi insieme, o personalizzarli uno ad uno ogni volta che crei una nuova fattura o preventivo.
Imposta fatture e preventivi
Segui queste istruzioni per aggiungere informazioni di base che vuoi mostrare in tutte le tue fatture e preventivi:
Fase 1: vai a Impostazioni > Pagamenti, e clicca sulla scheda Fatture e Preventivi.
Fase 2: riempi il tuo Indirizzo di fatturazione e Indirizzo aziendale, specifica la Data di Scadenza per le tue fatture, e entra i Termini e Condizioni che vuoi che il cliente veda quando riceve i tuoi preventivi e fatture.
Vedi immagini sottostanti per un esempio di impostazioni di informazioni aziendali e termini e condizioni:
Nota per Informazioni Aziendali: il tuo indirizzo aziendale è aggiunto alle intestazioni di tutte le fatture e preventivi. L’informazione predefinita mostrata è presa dalle tue Impostazioni Indirizzo Aziendale. Per mostrare le tue informazioni aziendali ufficiali vai a Impostazioni > Informazioni Aziendali.
Nota per Termini e Condizioni: puoi aggiungere i termini e condizioni della tua azienda riguardo i pagamenti, pagamenti in ritardo o altre importanti informazioni che il cliente deve conoscere quando riceve o paga una fattura. Puoi fare lo stesso con i tuoi preventivi.
Crea nuove fatture o preventivi
Puoi facilmente creare un nuovo preventivo o fattura ogni volta che vedi il pulsante Nuovo all’interno del sistema.
Semplicemente clicca Nuovo da qualsiasi punto nel sistema, e seleziona sia Preventivo o Fattura. Per esempio, dalla tua pagina Inbox, pagine Pagamenti, o direttamente da una Scheda Cliente.
Prima di salvare o inviare la tua fattura o preventivo, segui la sezione sottostante per imparare come personalizzare ogni fattura o preventivo.
Informazioni sulla personalizzazione di fatture o preventivi
Dopo aver cliccato su Nuovo > Fattura o Nuovo > Preventivo da un qualsiasi punto del sistema, puoi personalizzare la tua fattura o preventivo se necessario.
Ecco che cosa devi sapere sui campi delle fatture e preventivi:
- Il Campo dell’Indirizzo Aziendale e delle Informazioni Aziendali: possono essere riempiti al volo, o presi dalle tua scheda delle impostazioni di Fatture e Preventivi se li hai definiti lì. Per ulteriori informazioni, vai alla sezione qui sopra Impostare fatture e preventivi.
- Etichetta: il titolo che apparirà in cima è “Fattura” e il predefinito per Preventivo “Preventivo”.
- Valuta: questo ti porterà alla valuta predefinita per l’account.
Nota: per modificare la valuta per il preventivo, devi abilitare l’opzione per accettare valute differenti nelle tue Impostazioni Pagamenti. - Numeri Fatture/Preventivo: Fatture/Preventivi sono aggiornati automaticamente così non devi monitorarli! Alla prima fattura sarà automaticamente assegnato il numero 0000001, e ad ogni nuova fattura ne sarà aggiunto uno.
Importante: i numeri delle fatture devono essere unici e possono solo incrementare. Per esempio. Se aggiorni il numero di invoice a 0001250, il prossimo invoice deve essere 0001251 o più alto, non potrai usare lo stesso o un numero più piccolo come 0001249. - Data di emissione / Data di Scadenza: la data di emissione è generalmente la data in cui hai creato la fattura, ma puoi retrodatarla se ne hai bisogno. Imposta anche la data di scadenza della tua fattura.
- Lista articoli: gli articoli di un preventivo/fattura è dove tu elencherai i tuoi servizi o prodotti che il cliente deve pagare. Puoi anche applicare tasse e sconti.
Per saperne di più: impara come aggiungere un articolo seguendo le istruzioni nella sezione qui sotto.
Aggiungi articoli alla tua fattura o preventivo
Potresti voler emettere un preventivo o una fattura per più di un servizio o un articolo.
Segui le seguenti istruzioni per aggiungere articoli alla tua fattura o preventivo:
Fase 1: scorri verso il basso alla sezione degli articoli della tua fattura o preventivo
Fase 2: clicca su Seleziona un articolo per visualizzare e scegliere un articolo dalla tua lista.
Noterai che la lista viene già riempita con il menu dei servizi che offri e il loro prezzo.
Nota: se non vedi quello di cui hai bisogno nella lista clicca semplicemente su Personalizza… per aggiungere un nuovo articolo al momento. Impara come creare un articolo personalizzato nella sezione qui sotto.
Fase 3: entra la quantità dei prodotti e servizi e clicca Aggiungi per aggiungere un articolo alla lista.
Crea articoli personalizzati nella tua fattura o preventivo
Segui queste istruzioni per creare nuovi articoli personalizzati che non sono già esistenti nella tua lista servizi o di articoli.
Fase 1: clicca Personalizza... dal menu a discesa Articoli.
Fase 2: nel nuovo popup box Nuovo Articolo, dai il nome al nuovo articolo personalizzato e mettigli un prezzo.
Fase 3: riempi i seguenti dettagli:
- La quantità degli articoli personalizzati da aggiungere alla lista
- Uno sconto, se necessario
- Fino a tre tasse (le tasse sono salvate per un uso futuro)
Modifica gli articoli nella tua fattura o preventivo
Aggiunto un articolo per sbaglio? Hai bisogno di aggiungere il 15% di sconto?
Clicca sulla icona vicino all’articolo nella riga dell’articolo rilevante, e seleziona Modifica o Cancella.
Usa il campo Nota al cliente se vuoi aggiungere una nota personalizzata alla fattura, come mostrato qui:
Rivedi o modifica i tuoi Termini e Condizioni.
Spunta Permetti al cliente di pagare online se vuoi che i tuoi clienti abbiano l’opzione di pagare online.
Salva o Invia la tua fattura o preventivo
Una volta che sei soddisfatto con il modo in cui la tua fattura/preventivo appare, puoi sia salvare la fattura come Bozza, o Invia al cliente e altri riceventi, se esistenti.
Questo è come il tuo cliente vedrà le tue fatture e preventivi:
Aggiorna una fattura o un preventivo dopo l’invio
Se trovi un errore o qualcosa che vuoi cambiare, puoi ancora modificare un preventivo o una fattura anche dopo che l’hai inviata, e inviare una versione aggiornata di questa.
Per aggiornare una fattura esistente, vai a Pagamenti > Fatture e Prenotazioni, usa il filtro a destra per selezionare la tua fattura, e seleziona Modifica dalle azioni di follow-up.
Per aggiornare un preventivo esistente, vai a Pagamenti > Preventivi, usa il filtro a destra per selezionare il tuo preventivo, e seleziona Modifica dalle azioni di follow-up.